Dijitalleşme Yolculukları

Dijitalleşme Yolculukları Çok Daha Başarılı Olabilir

Dijitalleşme konusu iş hayatında ve özel hayatımızda önemli gündem maddesi olmuş durumda.

Tek dokunuşla operasyonun performansını görebilmek ya da otobüsün bize kaç durak mesafede olduğunu öğrenmek müthiş bir kolaylık oldu.

Dijitalleşmekten amaç, sanırım kısaca şöyle özetlenebilir:

Bilgiyi tek noktadan girdiğimizde farklı alanlardan hızla ve aynı anda ulaşalım, tüm ilgililer olarak birlikte takip edelim, anlayalım, yorumlayalım ve değerlendirelim, böylece uzak mesafeleri yakınlaştıralım, süreçleri uçtan uca ölçerek yönetelim, hızlı karar verelim (ve harekete geçelim, öngörüde bulunalım, tedbir alalım, …)

Bunları yapabilmek için ihtiyaç duyduğumuz veriye, analizlere “PC, laptop, TV, tablet ve mobil cihazlardan, makine ve ekipman ekranlarından” gerçek zamanlı olarak içeriden ya da dışarıdan ulaşabilelim, farklı yazılımları birbiriyle konuşur hale getirelim (ya da diğer ERP modüllerini devreye alalım)

Robotlardan, sanal gerçeklikten, artırılmış gerçeklikten, büyük veriden, yapay zekadan, kameralardan, sensörlerden, drone’lardan, 3D yazıcılardan, siber güvenlikten, simülasyonlardan ve “gelmekte olan sıradakilerden” faydalanalım, mümkünse bunları da birbiriyle konuşturalım, hatta veriye dayalı karar verdirelim (makine öğrenmesi…)

Endüstri 4.0, Toplum 5.0 kavramlarını iyice anlayalım

Yukarıda sıraladıklarımız, aynı zamanda strateji, yönetim, iş modeli, organizasyon, süreçler, insan, iş birliği, teknoloji, adil olmak, şeffaflık, hesap verirlik kavramlarıyla da ilgili…

O halde dijitalleşme amaç değil “bilginin yönetim sistemi içinde dolaşım hızını artıran ve paylaşımını (şeffaflık) kolaylaştıran” araç olarak kabul edilmelidir.

Bu konuda dikkat etmemiz gereken noktalar var:

(Şirketlerde yaptığımız çalışmalardan esinlenerek tespit ettiğimiz bazı kritik detayları burada paylaşayım)

Pek çok alan ve süreçte, hemen önümüzdeki sene, insanın devreden çıkıp robotların onun yerini alacağı gibi amacını aşan, dozu kaçmış, yıllar sonra hayata geçebilecek bazı şeyleri yarın olacakmış gibi anlatan, insanlarda “geç kaldık, yandık, eyvah!” korkusu uyandıran “zorlama” projeksiyonlar yapılıyor; bunları anlatanlar, dikkat çekmeyi seviyor galiba!

Şirketlerde yeni yazılım ya da makine alma kararı verildikten sonra, iyileştirme çalışmalarını bir kenara bırakıp ’’kurtarıcı bekleme’’ moduna mı geçtiniz? Dijitalleşmeyle ilgili plan daha yapılmaya başlandığı anda iyileştirme fırsatlarını beklemeye almayın, bugün yapabileceğiniz şeyleri geciktirmeyin çünkü bunlar zaten dijitalleşme öncesinde yapılması gerekli olan şeyler… İnsan doğası gereği değiştirmek yerine beklemeyi ve konfor alanında kalmayı, tercih edebilir, dikkat!

Hedef ve stratejinizi belirlemeden, çalışanlarınızla problemleri çözüp süreçlerinizi iyileştirmeden önce alınan hiçbir yazılım ve makine şirketi kurtaramıyor. Bozuk süreçleri (israflı ve istikrarsız süreç adımları) dijitale aktarırsanız, “bozuk dijital süreçleriniz” oluyor.

Yalın düşünce ve uygulamalarının tam kavranamadığı şirketlerde, dijitalleşme, daha ’’ileri seviye’’ bir durum gibi algılanabiliyor, teknoloji heyecanı sizi asıl amaçtan uzaklaştırıyor, birkaç teknolojik uygulamayı indirmek, özde değişmek ve sindirmekten (sabır gerektirir!) daha kolay geliyor.

Dijitalleşmeyle "merkezden (oturduğunuz yerden) işleri ve insanları kontrol etmek" istiyorsanız, yanlış yöne gidiyor olabilirsiniz, dikkat! Bu bakış açısı, çağımızın, “sahada/olay mahallinde ol! (gemba)” ve yerele daha çok inisiyatif bırakmak (karar hızını artırmak için) yönelimleriyle uyumlu değil. Yerel ekiplerinizden şikayet mi ediyorsunuz? O zaman problem merkezdeki yönetimde olsa gerek! Neden hala sistemi iyileştirmediniz (plan, süreç, iş yükü, başarı göstergeleri, …) ve sahadaki ekiplerinizi geliştirmediniz?

İnsanı kontrol etmek için (acaba gün içinde hangi web sitelerinde geziyor?, masasının başında oturuyor mu? vb.) dijitalleşmeye çalışmayın, insanınızı geliştirin ve işi ölçmek için doğru başarı göstergelerini tanımlamayı öğrenin, o kadar! Kendisi masa başında ama gönlü orada değilse neye yarar!

“İnsanı yönetemediğiniz için” dijitalleşmekten medet ummak fayda getirmeyecektir. Teknolojiyi, insanları ve süreçleri desteklemek için kullanın.

İnsanınıza teknolojiden daha çok güvenin, eğer faydalanabilirseniz, “esneklik, duyarlılık, tutku, yaratıcılık ve sezgi” insanda var.

Makine ve yazılım alıp, "biz elden geleni yaptık" demek yetmez; her kademede yöneticilere düşen görev “problemli alana kaynak aktarmak”tan önce problemi bulmak olmalı.

Şirketler kendileri için doğru “dijitalleşme” dozunu tespitte zorlanıyor. (şirketlerde sıklıkla karşılaşıyoruz)

Her şeyden önce dijitalleşme çalışmaları “müşteri” için ve çalışanların hayatını kolaylaştırmak için yapılırsa çok kıymetli oluyor ve değer katıyor.

Problemin sebebini anladıktan sonra dijitalleşmek yerine, şirkete “son teknoloji”yi getirmeyi amaç edinirseniz, elinizde yeni bir “makina, yazılım” ve fakat halen “çözülememiş” bir problemle kalabiliyorsunuz.

İhtiyacınız olduğu zaman, ihtiyacınız olduğu kadarını devreye alan ve amaç ile aracı, sebep ile çözümü birbirine karıştırmayan bir dijitalleşme planı yapılması gerekiyor.

Öneriler: Şirketlerin inovasyon ya da dijitalleşmede sürdürülebilir başarısı için doğru yönetim sisteminin (stratejik, bölümler arası ve günlük) kurulması gerekiyor.

Şirket içinde bölümler arası iş birliğini artırmak, ortak süreçlerdeki (özellikle dört ana süreç ve kırılımlarında) akışları hızlandırmak, daha çok çalışanımızın bilimsel metotla (veri, sebep – sonuç ilişkisi, gözlem, deney ve sabır) düşünmesini sağlamanın yollarını keşfetmek gerekiyor.

İnsanın kolayca yapabileceği basit bir iş için makineler, robotlar, sensörler kullanmaya gerek var mı?

Dijitalleşme yolculuğunda bilimsel metotla ilerlemezseniz nelerle karşılaşabilirsiniz?

(sahada karşılaştığımız bazı örneklerden hareketle)

-Her şeyi ölçüyor adeta veriye boğuluyorsunuz ancak bunu analiz etmiyor, iyileştirmede kullanamıyorsunuz.

-17 adımdan oluşan numune hazırlama sürecinin 3 adımının gereksiz olduğunu anladınız.  Ancak bu süreci bir kaç ay önce dijital platforma taşımıştınız!

-Satış sürecinin adımlarını bir yazılımla dijitalleştirip her tür veriyi, hedef tutturma oranlarını takip ediyorsunuz ancak satış kapama oranınızda ve süresinde herhangi bir iyileşme yok. Ayrıca satıcıların sunum ve satış becerileri arasındaki uyumsuzluk / farklılık aynen devam ediyor.

-Tüm süreçlerinizin iş akış diyagramlarını çizip dijital platforma yüklediniz fakat 2 senedir öylece duruyor, ilaveten bunları “gelecek durum” olarak çizmiştiniz ancak “gelecek bir türlü gelemedi”(!) ve bu çizimler şu anki gerçek uygulamalarla uyumsuz

-12 adımlık bir sürecin içindeki 4 adımı mükemmel dijitalleştirdiniz ve hızlandırdınız. Ancak bu adımların önü ve arkasındaki israflar sebebiyle, sürecin uçtan uca performansında yine istediğiniz kalite, miktar ve hıza ulaşamadınız, yine gecikiyorsunuz, yine fiziki ortamda ya da epostalarda stoklar birikiyor

-Deponuzda girdi, çıktı, lokasyon, sayım, çalınma riski vb her şeyi dijitalleştirdiniz ancak satış, satın alma ve üretimle birlikte konulmuş ortak hedefler ve şirket genelinde akış yok, ayrıca nakit parayı aşırı stoka bağladınız

-Fabrika içi ara stok taşıyan çok sayıda araba var, hatta bunları bulmak için bazen uzun süre arıyorsunuz. Tedbir olarak her birine verici koyup ekrandan yerlerini takip etmeye karar veriyorsunuz. Ancak, öncesinde, “Neden bu kadar çok araba ile taşıma israfı yapıyoruz?” diye sormadınız!

-Üretim hattına ve depoya altı ay önce yerleştirdiğiniz bazı kamera ve sensörlere, iyileştirmeler yapıp malzeme akışını sağlayınca, artık gerek kalmadı!

-Dört tane dijital onaydan geçerek çıktısını veren süreç üzerinde iyileştirme çalışması yaptınız, artık iki onay yeterli

Dikkat!

Rakibiniz de aynı dijital alt yapıyı ve uygulamaları satın alıp kullanabilir ancak insanınızı kopyalayamaz.

Sihirli değnekle gezenler, ihtiyacı anlamadan elindekiyle vaatlerde bulunanlar yanlış yöne götürebilir.

Bilimsel metottan şaşmayın.

Bu konuda bütünü gören, hatalardan öğrenmiş bir koçunuz olsun.

Son söz:

1.Dijital dönüşümün yalın yönetim çerçevesinde insan odağıyla uygulanmasını öneriyoruz

2.“Sorgulamadan kutsayan teknoloji fetişisti olmayalım!” (maalesef kaynak veremedim, bir yerde okumuştum)