Ramazan Çevik
Aunde Teknik – Bilgi işlem Müdürü
(ERP Komitesi Otomotiv Çalışma Grubu Lideri)

ERP projelerinde işlem adımlarının en önemli konularından biri de Anaveri hazırlığıdır.

Öncelikle Anaveri kavramını biraz açalım.

Anaveri, ERP sistemi içerisinde kullanılacak her türlü kullanıcı tanımlı veridir. Örneğin, Cari hesap kartları, Muhasebe hesap planı, Mamul, Yarı mamul, Hammadde kartları, operasyon süreleri vb. Hatta stok sayım sonuçları.

Her modül , kendi bölümünde kullanılacak Anaverileri danışmanın istediği şablonda haz rlayıp teslim etmekle yükümlüdür. Canlı kullanıma geçiş için belirlenen hedeften önce, genellikle üç aşamada Anaveriler kullanıcılardan talep edilir.

1. Test çevriminde kullanılmak üzere

2. Canlı kullanıma hazırlanan sisteme verilerin atılması için

3. ikinci madde ile Canlı kullanıma geçilmesi sonrasında oluşan fark verilerinin tamamlanması için. (Yeni açılan kartlar, stok sayımı vb..)

Anaveri hazırlığını etkileyen etkenler nelerdir?

Anaveri hazırlığı genelde projelerin ilk aşamalarında yeterince önemsenmez. Hatta “Bizim eski sistemimizde veriler zaten var, oradan çeker veririz” düşünceleri öne çıkar. Ancak maalesef Anaveri hazırlamaya az bir süre kala işin boyutunun böyle olmadığı kötü bir tecrübe ile anlaşılmaya başlar.

Zira, hazır yeni bir ERP kullanımına geçiliyorken ilave ürün ağacı seviyeleri oluşturulmuştur. Yada eski kodlama sisteminde X hane olan ve sıkıntı yaratan malzeme kodları X+Y haneye çıkarılmıştır. Hatta eski ve raporlamaya sıkıntı çıkaran Hesap Planının değiştirilmesine karar verilmiştir.

Bazen yeni ERP ye geçerken kodlama sistemini de değiştirelim kararı bile Anaveri şablonlarının doldurulmasını külfet haline getirecektir.
işletmenin yapısına göre değişen malzeme kartlarının sayısının çokluğu da ayrıca harcanacak emek ve zamanı artıracaktır.

Her halükarda artık eski sistemden çekilen verilerin kopyala/yapıştır yöntemiyle yeni sistemde kullanılamayacağı ve Anaveriler üzerinde çok daha fazla zaman harcayarak çalışılması gerekliliği ortaya çıkmıştır.

Dolayısıyla tüm bu değişiklikler Anaveri hazırlanması aşamasında hedeflenen zamana uyumu zorlayacaktır.

Peki Anaveri neden bu kadar önemlidir?

Bir ERP projesinde 3 önemli taraf vardır. ilki yazılım ve bu yazılımın işletmemize uygun hale getirilmesidir. ikincisi yazılımı kullanacak insan gücü ve yetkinlikleridir. Üçüncüsü ise Canlı kullanıma geçiş aşamasıyla beraber ihtiyacımız olacak Anaverilerin hazırlanmış olmasıdır.

Genelde projelerde ilk iki madde üzerine odaklanılır ve tüm odaklanma bu alanlara kaydırılır.

Ancak birde şöyle düşünün: Diyelim ki Canlı geçişimiz 1 Ocak. ERP yazılımımız hazır, tüm geliştirmeler gayet güzel yapılmış, ekip yeterince bilgili ve yetkin, motivasyon had safhada. Ancak Anaveriler eksik, yanlış yada hatalı.

Canlıya geçme ihtimaliniz var mı?
Maalesef yok.

Çünkü yanlış yada eksik Anaveri ile sistemi yürütemezsiniz.

Geri kalan hiçbir şeyin önemi kalmaz.

Mesela yanlış ürün ağacı stok hatalarına yol açacaktır. Maliyet hesaplarının şaşmasının yanı sıra stoklarda eksi yada artı yönde hatalar artacaktır. Var olan stoku yok, yok olan stoku var olarak görmek lojistik açısından tedarik süreçlerini işlemez hale getirecektir. Yanlış hesaplanan maliyetler sebebiyle karlılık düşebileceği gibi yüksek verilen teklifler sebebiyle potansiyel iş fırsatları da kaçıyor olabilir.

Ürün operasyonları ve sürelerindeki hatalı yada eksik veriler sebebiyle üretim planlaması ya yapılamayacak, yada yanlış yapılması sebebiyle işler üst üste binecektir.

Yada yanlış tanımlanmış masraf merkezleri sebebiyle bakiyeler yanlış hesaplara akacak ve raporlamaları bozacaktır.

Bu aşamada Anaverideki verilerin hızlıca kontrolü ve düzeltilmeye çalışılması çoğu zaman daha başka problemlerin çıkmasına yol açmaktadır. Zaman hızla akmaktadır, kontrol edilmesi gereken çok fazla veri vardır, teyitler beklemekte ve stoklar gittikçe karışmaktadır. Kriz kapıdan içeri girmiştir ve bu baskı altında verilerin hızlıca ve sorunsuz düzeltmesi neredeyse imkansızdır.

Problemin büyüklüğüne göre birkaç gün ile topyekûn bir proje ertelemesi kaçınılmazdır.
Tüm bu sorunlarla boğuşmamak için alınması gereken birkaç temel önlem bulunuyor.

1. Kesinlikle Anaveri hazırlığı son dakikaya bırakılmamalıdır. Bu sebeple kod sisteminde değişiklik, ürün ağacı seviye değişikliği, hesap planı değişikliği vb gibi temel değişiklikler hızlıca karara bağlanmalı ve sürecin önünü tıkaması önlenmelidir.

2. Anaveri hazırlayan ile kontrol eden ayrı kişiler olmalı, kontrol aşamasında süreci bilen çalışanlar davet edilmeli ve en az hata ile Canlı geçişe hazırlanılmalıdır.

3. Danışmanlar Anaveri şablonlarını hazırladıktan sonra sadece şablonu mail atmakla, hatta anlatmakla kalmamalı, 3,4 örneği birlikte oluşturarak hazırlık yapacak kullanıcının yapıyı tam ve doğru olarak anladığından emin olmalıdır.

4. Danışmanlar tarafından Test yada Canlı sisteme atılan verilerin doğruluğu için birden fazla kişi tarafından kontrol edilmeli, verilerin şablonlarla uygunluğu kontrol edilmelidir.

Haberin Kaynağı : SUBCONTURKEY YAN SANAYİ ve TEDARİKÇİ GAZETESİ

11.09.2015