ERP Seçim Süreci 6

ERP Seçim Süreci 6:

ERP Seçiminde Pilot Uygulama mı, Yoksa Doğrudan Satın Alıp Başlamak mı Daha Mantıklı?

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) seçimi, işletmeler için kritik bir süreçtir. Ancak, birçok firma ERP seçimini yalnızca fiyat teklifleri, referanslar ve satıcı sunumları üzerinden yapar. Bu yöntem, sistemin işletme ihtiyaçlarına uygun olup olmadığını tam olarak ortaya koyamayabilir. İşte bu noktada, pilot uygulamalar ve demo kullanımı, ERP seçim sürecinde doğru kararı vermek için güçlü bir araç olarak devreye girer. Ancak, ERP satın alacak olan firma, henüz sistemi deneme aşamasındayken bile ciddi dirençle karşılaşabilir mi? İş yükü olan çalışanlar bu test süreçlerine zaman ayırabilir mi? Ve en önemlisi, ERP’yi test etmek için gerekli ana veriler (master data) eksikse, bu testler ne kadar anlamlı olur?

Bu yazıda, ERP seçim sürecinde pilot uygulama ve demo testlerinin avantajlarını ve dezavantajlarını ele alacak, bunun yerine doğrudan ERP geçişine başlamanın daha mantıklı olup olmadığını değerlendireceğim.

ERP Seçim Sürecinde Pilot Uygulama ve Demo Testleri Neden Önemlidir?

Bir ERP yazılımını teorik olarak anlamak başka, onu gerçek bir iş ortamında deneyimlemek başkadır. Pilot uygulamalar ve demo testleri, ERP sisteminin işletmenize gerçekten uygun olup olmadığını değerlendirmenize yardımcı olur.

Gerçek İş Süreçleri Üzerinde Test: Seçilen ERP sisteminin, işletmenizin günlük operasyonlarına nasıl uyum sağlayacağını görmek mümkündür. Kullanıcı Deneyimi ve Kullanılabilirlik: Çalışanların yeni sistemle ne kadar rahat çalıştığını ölçmek için önemlidir.  Uyumluluk ve Entegrasyon: Mevcut yazılımlar ve donanımlarla ERP’nin ne kadar sorunsuz çalıştığı test edilebilir. Beklenmedik Problemleri Önceden Görme: ERP’nin ölçeklenebilirliği ve performansıyla ilgili olası sıkıntıları önceden fark etmenizi sağlar. Karar Verme Sürecinde Gerçek Verilere Dayalı Analiz: Yalnızca ERP satıcılarının verdiği bilgilere değil, kendi operasyonlarınıza dayalı verileri kullanarak karar almanızı sağlar.

Ancak burada kritik bir soru ortaya çıkıyor: Firma, ERP sistemini test edecek kadar hazır mı?

Pilot Kullanım Sürecinde Karşılaşılabilecek Sorunlar

Çalışan Direnci ve Yanlış Yorumlamalar

ERP’yi pilot süreçte test eden çalışanlar zaten iş yükü altında olduğu için bu sürece yeterince odaklanamayabilir. Bu durum, yanlış yorumların yapılmasına ve ERP’nin hatalı değerlendirilmesine neden olabilir.

Çalışanlar, sürece ek yük olarak baktıkları için direnç gösterebilirler.

ERP sisteminin eksik veya yanlış kullanılması durumunda, sistem olumsuz değerlendirilip hatalı bir karar alınabilir.

Bu süreçte eğitim verilmesi gerekebilir, ancak kısa bir demo sürecinde çalışanların eğitime yeterince zaman ayırması mümkün olmayabilir.

Ana Veri Eksikliği ve Hatalı Sonuçlar

ERP’nin iş süreçlerini düzgün bir şekilde yönetebilmesi için stok bilgileri, müşteri kayıtları, tedarikçi verileri, ürün ağaçları ve fiyatlandırmalar gibi temel verilerin eksiksiz olması gerekir. Ancak, ERP sistemini test etmek isteyen bir firma henüz bu verileri hazır hale getirmemiş olabilir.

Eğer firmanın ana verileri eksikse, demo veya pilot süreçte yaşanan hataların sebebi yazılımın yetersizliği değil, yanlış veya eksik veriler olabilir. Deneme sürecinde eksik ana veriler nedeniyle ERP yanlış değerlendirilebilir ve bu da yanlış bir karar alınmasına sebep olabilir.

Örneğin: Üretim süreçleri test edilmek isteniyorsa ve ürün reçeteleri eksikse, ERP’nin sizin süreçlerinize uygun olup olmadığı tam olarak anlaşılamaz. Yada depo yerleşimi sistemde tanımlanmamışsa, ERP depo bazlı stok hareketlerini yönetemez ve malzeme takibi yapılamaz. Bu da ERP’nin depo yönetimini desteklemediği yönünde yanlış bir değerlendirmeye sebep olabilir. "Bunlar olur mu?" demeyin, oluyor.

Pilot Uygulamanın Zaman ve Maliyet Yükü

Bir ERP projesi zaten 8-10 ay sürebilecekken, kısa süreli bir pilot süreçte tüm sistemin doğru değerlendirilmesi pek mümkün değildir. Eğer firma pilot süreçte başarısız olursa, proje tamamen askıya alınabilir veya yanlış bir ERP seçimi yapılabilir.

Pilot süreçler genellikle 1-2 ay gibi kısa tutulur ve bu süre içinde ana verilerin eksiksiz girilmesi pek mümkün değildir.

Eksik veya yanlış verilerle test edilen sistem, aslında olması gerektiğinden daha kötü değerlendirilebilir.

Projenin askıya alınması riski ortaya çıkabilir.

Doğrudan ERP Geçişine Başlamak Daha mı Mantıklı?

Eğer zaten tam bir ERP projesi 8 - 10 ay sürecekse, firmalar bu süre zarfında ana verilerini tamamlayabilir, süreçlerini ERP’ye uygun hale getirebilir ve sistemlerini kademeli olarak uyarlayabilir. Ancak pilot süreçler genellikle kısa olduğu için, firmaların tüm bu hazırlıkları yapması mümkün olmayabilir.

Geri dönüşü olmayan bir yola girmek, firmalar için daha güçlü bir motivasyon yaratabilir. Başladıktan sonra herkesin adapte olmak zorunda olduğu bir süreçte, ERP geçişi daha kararlı bir şekilde ilerleyebilir. Bir noktadan sonra dönüşün olmadığını hissettirmek, işletmeyi sürece daha fazla odaklanmaya zorlayabilir.

Hangi Yöntem Daha Mantıklı?

Pilot ve demo süreci, ERP seçiminde teknik olarak iyi bir yöntem olabilir ama pratikte iş yükü, direnç ve yanlış değerlendirmeler nedeniyle süreci uzatıp gereksiz karmaşıklık yaratabilir. Eğer firma ana verileri eksikse ve çalışanlar süreci desteklemeye hazır değilse, pilot sürecin başarısız olma ihtimali çok yüksektir. Bunun yerine, doğrudan ERP sürecine başlayıp, süreç boyunca ana verileri ve çalışan adaptasyonunu yönetmek daha mantıklı olabilir.

ERP seçerken pilot uygulama mı yoksa satın alıp doğrudan başlamak mı daha mantıklı? Bu sorunun kesin bir cevabı yok, ancak işletmenin hazır olup olmadığını değerlendirmek ve süreci iyi yönetmek başarının anahtarıdır.