Günlük Yönetim

Günlük Yönetim

Benzetme yapacak olursak, “stratejik yönetim” gemisinin içinde “bölümler arası ve günlük yönetim” işlemelidir.

Günlük Yönetim, hiyerarşik çerçevede, uzman ya da işçiyle bölümün müdürü arasında, her bir bölüm içinde uygulanır. İlk kademe uzman (satıcı, muhasebeci, satın almacı, ...) ve işçi, her gün, “işe, ürüne, müşteriye, tedarikçiye” dokunan çalışanlardır. Her gün çalıştıkları konuda zamanındalık, maliyet, kalite ve günlük sonuçları garanti edebilecek yetkinlikte olmalıdırlar.

Her bir işçi ya da uzmanın yaptığı işler süreçleri, süreçler de ürün ya da hizmeti ortaya çıkarır.

Günlük yönetim;

-işin çıktısını ve standardını, “müşterinin, şirketin ve sürecin” ihtiyaçları çerçevesinde  tanımlamak,

-işi standartlaştırmak,

-standartlara uygun şekilde yapmak ve

-standartları iyileştirmek temeline dayanır.

Kritik sorular şunlardır: “İşi yapan kişi işi nasıl yapacağını biliyor mu, yetkin mi? Hedefi var mı?  Yeterli kaynağı var mı? Hedefe ulaştığını takip edebiliyor mu?”

Hedef ve standart yoksa problemleri tanımlamak zordur.

Günlük Yönetimde, PUKÖ (Planla, Uygula,  Kontrol Et, Önlem Al) yerine, SUKÖ (Standartlaştır, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al) çevrimi vardır. Amaç her bir iş adımında, işin, hatasız ve tanımlanan çıktıyı verecek şekilde yapılarak bir sonraki adıma aktarılmasını sağlamaktır. Bu iş, muhasebe, satış, üretim, bakım, planlama, pazarlama ya da başka bir ofis sürecinde olabilir.

Görselleştirmenin, sürecin kalite, maliyet, teslimat sonuçlarının stabilizasyonu (dalgalanmaların ve iş yükü dengesizliklerinin azaltılması) ve standart hale getirilmesinden sonra yapılması daha doğru olur.

Görsel panolar günlük yönetimin parçası olarak kabul edilir. Şirketlerde, çalışanlar, bölümler ve yönetim çeşitli sebeplerle birbirlerine sormuyor! Panolar bu açığı giderir. Bilgiyi ve problemleri görünür hale getirir:

-Panoyu hazırlayanların “diğerlerine hangi bilgiyi vermeleri gerektiğini”, panoyu inceleyenlerin “panodan neyi öğrenmek istediklerini” bilmesi, panoları birlikte iyileştirmesi önerilir.

-Problemleri küçükken yakalayıp, hızlı karar almayı sağlar.

-Denetim aracından ziyade, iş yerini dinamikleştirme ve motivasyon aracı olarak görülmelidir.

Günlük yönetimin ayrılmaz parçası olan kısa süreli sabah toplantılarının bu panoların önünde gerçekleştirilmesini öneriyoruz.

Sabah toplantıları, ilk kademeden en üst kademeye kadar, yukarıya doğru, bölüm içinden bölümler arasına yayılarak, 2 ya da 3 farklı seviyede, günün ilk 3 saati içinde tamamlanmalıdır ve şirkette herkes, kendi seviyesine göre, şirkette dün neler olduğunu, problemleri ve bugünkü planı öğrenmelidir. Toplantı süreleri ilk kademede 10 dakika, üst kademede 45 dakika olabilir. Bu toplantılar, şirket içinde günlük eposta trafiğini ve telefon görüşmelerini azaltır.

Dikkat edilecek husus, sabah toplantılarının problem çözme yeri olmadığıdır. Tersine tutum toplantıyı uzatır ve çalışanları işten alıkoyar. Problemler için ekipler görevlendirilmeli ve onlar da bilimsel metotla çözmelidirler. Hedef: “Toplantı sürelerini kısalt, problem çözmeye daha çok zaman ayır!”

Yönetimin standart işi arasında olan günlük şirket turunda odaklanması gereken prensipler: “git ve gör, sebebini sor, saygı göster” olarak özetlenebilir. Yönetici kendisine doğrudan bağlı olmayanlara, kendisinden bir kaç kademe alta talimat vermemelidir. Yöneticinin soru sistematiği için “standardın/hedefin ne?, şu an bunlara göre neredesin?, bunlara ulaşmanı engelleyen sebepler ne?, hangisini önce çözeceksin? Nasıl çözeceksin?, Ne zaman?” sıralamasını öneririz.

Günlük yönetim doğru uygulanırsa, “acil ve önemli” işlerin azalmasına katkı sağlayacağını (yangın söndürme benzetmesi yapıyoruz) ve “acil olmayan önemli” işlerin PUKÖ döngüsüyle problem çözme sistematiği içinde kalıcı olarak çözüleceğini varsayıyoruz.

İlgili makaleler:

https://lean.org.tr/gorsel-yonetim-gorsel-panolar-ile-iyilestirmek-gelistirmek/

https://lean.org.tr/gunluk-yonetimi-dogru-uygulanirsa-bolumlerin-performansi-artacaktir/

http://lean.org.tr/farkli-hiyerarsik-kademeler-icin-birbirini-tamamlayan-yonetim-tarzlari/

Makaleler için: https://lean.org.tr/satis-strateji-yonetim-inovasyon-makaleleri/