Proje Bazlı Üretim Sistemlerinde CRM

Proje Bazlı Üretim Sistemlerinde CRM

Ya Yazılımlar bizi kendi ağlarına çekiyor. Çevik olabilmek için etkin bilgi yönetim sistemlerine olan gereksinim her zamankinden daha fazla. Artık, ara çözümler sonuç üretmiyor. Entegrasyon yapmak ve bunun için de her sürecin kendi dinamiklerine uygun, beklentileri karşılayacak yazılım modülleri üzerinden yönetilmesi gerekiyor. İşletmelerin kar elde edebilmeleri için satış yapmak, ciro üretmek ve bu işi verimli yapmak zorundadırlar. Ancak, özellikle satışın ilk aşamalarındaki yetersiz-eksik-yanlış bilgi iletimi/paylaşımı ya da süreç yönetimin eş zamanlı olmaması gibi etkenler, işletmelerin istedikleri performansı sergileyememelerine neden olabilmektedir. CRM (Customer Relationship Management) modülleri bu aşamada oldukça önem arz etmektedir. Zira; iş süreçleri pazarlama, fırsat oluşturma ile başlıyor. Yani işin başında, ciro potansiyelinin doğuşunda CRM modülleri yer alıyor.

Şimdi bu konuyu biraz açalım. Ancak, öncelikle işletmenin ciro kanallarının neler olabileceğini tanımlayalım. Bir proje firması olduğumuzu düşünelim. Bu anlamda satış kanallarımız (segment) şu şekilde olabilir.

i. Proje satış: İçeriğinde en az bir ürün içeren, genelde işletme içinde tasarlanan, üretilen ancak bazı ürünleri dış kaynaklara da yaptırılabilen, üretimden sonra da süreci devam eden ve proje yöneticisi atanması gerektiren siparişler bu kapsama girer. Siparişin alınması aşamasından sonra ‘tasarım – tedarik – üretim – sevkiyat – devreye alma’ iş süreçleri vardır. Proje firmalarının ağırlıklı ciroları bu kanaldan gelir.

ii. Ticari satış: Dışarıdan, bayisi olunan ana tedarikçiden, ürün ya da malzeme olarak alınarak satışı yapılan tek ya da birden fazla ticari ürünün oluşturduğu siparişler bu kapsama girer. Siparişler, ürün/malzeme üzerinde değişiklik yapılmadan geldiği şekilde müşteriye gönderilir. Siparişin alınması aşamasından sonra ‘depo elleçleme – sevkiyat’ iş süreçleri vardır. Proje firmalarında bu kanal da önemli bir ciro unsurudur.

iii. Servis satış. Müşteriler tarafından talep edilen arızi-bakım, planlı bakım, revizyon, eğitim gibi taleplerinin karşılanması için, işletme içinde ya da dışında yapılan tüm garanti içi ya dışı hizmetlerdir. Proje bazlı işletmelerde bu kanal hem ciro hem de müşteri memnuniyeti açısından oldukça önemlidir.

iv. Mühendislik hizmeti satışı. Herhangi bir üretim çıktısı olmayan, mühendislik hesaplamaları (CAx), yazılım hizmetleri, danışmanlık gibi konuları içeren hizmetlerdir.

Bu kanallar elbette farklılık gösterebilir. Ancak, proje bazlı işletmeler nereden para kazanıyor sorusuna cevap olarak en genel anlamı ile satış kanalları bu şekilde tanımlanabilir.

Şimdi, CRM sürecinin içeriğine bakalım. CRM süreci genel olarak üç fazdan oluşur: 1) Fırsat, 2) Teklif, 3) Sipariş. Her fırsatın bir teklife, her teklifin de bir sipariş kazanma olasılığı mevcuttur. Fırsatların teklife, tekliflerin siparişlere dönüşme oranı CRM sürecinin ya da satış/pazarlama süreçlerinin ne derece etkin yönetildiği belirler. Şimdi bu süreci biraz açalım.

Fırsat, potansiyel satış olasılığı demektir. Hangi müşteri ya da müşteri adayında ve hangi satış kanalında/kanallarında satış potansiyeli olduğunun CRM sistemine tanımlanması aşamasıdır. Her satış fırsat ile başlar, ancak her fırsat siparişe dönüşmez. Bu sonuç işin doğası gereğidir. Ancak, satış ve pazarlama süreçlerinde ne efor harcanıyor ne kadar doğru planlama yapılıyor ya da pazarın beklentileri ne kadar doğru anlaşılıyor gibi sorulara cevap vererek, işletme satış stratejisini daha rekabetçi kurgulayabilmek için CRM veri tabanlarından elde edilen bilgiler oldukça önem taşır. Zira, CRM’e tanımlanan her müşteri sistemde bir iz bırakır ve bu izler bize fırsatın satışa nasıl dönüştüğü ya da neden dönüşemediği hakkında önemli ip uçları verir.  Fırsat sürecinde ana hedef, potansiyel satış olasılığını bir sonraki aşamaya yani teklif aşamasına geçirebilmektir. Bu amaç doğrultusunda potansiyel müşterilere düzenli ziyaretler ve bilgilendirmeler yapılarak, müşteri tarafında ihtiyaç oluşturulmaya çalışılır. Tüm faaliyetlerin, aktivitelerin planlanması ve yönetilmesi süreci CRM üzerinden yapılır.

Teklif, potansiyel fırsatın sipariş dönüştürülebilmesi için gereken bir sonraki adımdır. Müşteri probleminin anlaşılması, uygun çözümün geliştirilmesi ve çözümün teklif olarak müşteriye sunulması bu aşamada gerçekleşir. Proje firmalarında bu süreç oldukça uzun ve meşakkatlidir. Saha incelemesi (survey), ön mühendislik çalışması gibi satış bölümümün tek başına yapamayacağı bazı faaliyetler içerebilir. Bu kapsamda, mühendislik – üretim – tedarik gibi bölümlerden destek alınması, bu destek taleplerinin ve talebe karşılık yapılan tüm işlemlerin, yani tüm bilgi akışının CRM üzerinden olması gereklidir.

Teklif hazırlama bazen oldukça uzun ve hataya oldukça açık bir süreçtir. Teklifin hatalı, geç ya da eksik verilmesi olası siparişin kaybedilmesine dahi yol açabilir. CRM sistemlerinde otomatik teklif hazırlama şablonları bu aşamada oldukça işe yarar. Her satış kanalı (segment) için daha önceden hazırlanmış şablonlar kullanılarak teklifler hızlı bir şekilde oluşturulabilir, tekliflerde yapılan revizyonalar düzenli bir şekilde saklanabilir. Benzeri şekilde ürün konfiguratörü üzerinden modüler ürün teklifleri çok daha kolay hazırlanabilir ya da müşteri finansal risk öngörüsü hakkında bilgiler CRM ortamından alınabilir.

Teklifin sondan bir önceki aşaması sözleşme sürecidir. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken en önemli aşama burasıdır. Çünkü, bu aşamadan sonra tüm süreç müşteri ile yapılan sözleşme koşullarına göre ilerler. Sunulan çözümün teknik olarak müşteri tarafından onaylanması, proje kabul onay süreci, müşteri ve işletmenin bu süreçteki ayrı ayrı yükümlülükleri, ödeme koşulları gibi konuların net olarak tanımlanması gerekir. Birçok proje firmasında özellikle bu alanda görülen eksikliklerin ciddi sorunlara yol açtığını gözlemliyoruz.

Teklifin son aşaması müşteri onayı sürecidir. Müşteri tarafından verilen onay sonrasına teklif kesin siparişe dönüştürülür.

Sipariş kesinleştikten sonra satış bölümünün işi bir bakıma bitmiş, fırsat siparişe dönüşmüştür. Artık, siparişin karşılanması için gerekli sürecin bir an önce başlatılması gerekir. Bu aşamada sipariş içeriği ile ilgili ayrıntılı bilginin satış bölümü tarafından proje ekibine aktarılması, proje master planının genel hatları ile hazırlanarak müşteriye sunulması gerekir. Artık, sipariş ile ilgili müşterinin ana muhatabının proje yöneticisi olduğu bilgisi, master proje planı ile müşteriye bildirilmelidir. Burada şu ayrımı yapmak yerinde olacaktır. Satış yapmak ile proje yönetmek farklı süreçlerdir. Satışın görevi ihtiyaç oluşturmak, sipariş almak; projenin görevi ise alınan siparişi hedefler dahilinde gerçekleştirmektir. O nedenle, birçok işletmede satış sonrası ‘handover’ toplantıları üzerinden sipariş proje bölümüne ayrılır ve bu aşamadan sonra tasarım – tedarik – üretim – sevkiyat – kurulum süreçleri proje yöneticisinin kontrolünde yürütülür.

CRM verileri sistemdeki ilk anlamlı verilerdir. Sürecin geri kalanı buradan çıkan veriler üzerinden yönetilir. Tüm sistemin tek bir yerden beslenmesi, kararların doğru ve hızlı alınabilmesinin önünü açar, işetmeye rekabet avantajı sağlar. Bu kapsamda, CRM sürecini daha etkin yönetebilmek için strateji geliştirin ve uygulayın derim.