Progim Yalın Dönüşüm ve Yazılım Genel Müdürü Engin Eroğlu: Yalın Ürün Geliştirme ile Tasarım ve Proje Devreye Alma Süreçlerinde Sekiz Ana İsraf Nasıl Önlenir?

Yalın Ürün Geliştirme ile Tasarım ve Proje Devreye Alma Süreçlerinde Sekiz Ana İsraf Nasıl Önlenir?

3.Bölüm

Ürün geliştirme ve proje devreye alma süreçlerindeki problemler ve çözüm önerileri

Yazı dizimizin ilk bölümünde sizlere ürün geliştirme ve proje devreye alma süreçlerinizde yaşayabileceğiniz sekiz ana israfın neler olduğunu açıklamıştık. 

2.Bölümde ise sekiz ana israfı önlemek için uygulanabilecek metodoloji hakkında detaylı bilgi vermiştik. 

https://www.kisa.link/Pz6H

Eğer ilk iki bölümü okumadıysanız, bu bölümün daha iyi anlaşılması açısından o bölümleri de okumanızı öneririz.

Bu bölümde, Ürün Geliştirme ve Proje Devreye Alma Süreçlerinde işletmelerin en çok yaşadığı problemler ve bu problemlere önerilen çözümleri paylaşarak yazı dizimizi tamamlayacağız.

Bir numaralı problem hemen her zaman pek çok işletmede aynıdır. Bölümler arası ve kişiler arası “Bilgi Akışındaki” kopukluklar, gecikmeler en büyük problemi oluşturmaktadır. Herkes istediği bilgiyi alamamaktan, defalarca istemekten yakınır. Bu durum üst yönetim için bile geçerlidir pek çok zaman. Pek çok işletmede sayısız ve verimsiz toplantılardan şikayet edilir. O kadar toplanıp da doğru ve zamanında bilgi akışının sağlanamaması büyük kayıptır.

Bilindiği üzere, Yalın İşletme olma yolundaki en önemli hedeflerden birisi “Sürekli Akışı” sağlamaktır. Malzeme akışı, bilgi akışı, evrak akışını ne kadar doğru zamanda ve doğru içerikte sağlıyorsak o kadar yalın işletme yolunda ilerliyoruz demektir.

Dolayısıyla proses haritalama çalıştayının gösterdiği en büyük problem pek çok noktada bilgi akışındaki problemler olmaktadır. Buna en çok şaşıranların da üst yönetimlerin olduğunu söylemeden geçmeyelim.

Sonuç olarak, çalıştay süresince çalışanlar yeni süreçte iletişim problemlerini nasıl gidereceklerini ortaya koyarlar. Kimin kime nasıl ve ne zaman hangi bilgiyi vereceği yeni süreçte yazılır ve standartlaştırılır. Herkes de buna uymakla yükümlüdür.

Proses Haritalama çalışmalarında açığa çıkan pek çok problemin en önemlilerinden birkaçı şöyle özetlenebilir.

-Tasarımcıların verimliliğini düşüren sebepler firma bünyesinde pek önemsenmeyebiliyor veya nasıl minimize edileceği bilinemiyor.

-Yeni tasarımcıların eğitim ve gelişim planı-desteği olmaması, bu nedenle yeterli hız ve kalitede tasarım yapma kabiliyetine ulaşmalarının çok uzun süre alması

-Projelere termin süresi verirken termin hesaplama konusunda tutarlı bir metodolojinin olmaması, bu nedenle tutulamayacak sözlerin verilebilmesi

-Proje çalışanlarının iş yükünün iyi hesaplanamaması ve bu nedenle aşırı veya dengesiz yükleme

-Sözleşmelerde veya ürün geliştirme süreci başında tasarım girdilerinin net olarak verilmemesi

-Proje kick-off toplantısının ilgili tüm bölümlerin katıldığı kısa ve etkin bir toplantı ile yapılmaması

-Satın alma süreçlerinde çeşitli sebeplerle çok fazla zaman kaybedilmesi

   *Satın alma çalışanının bir alım limitinin olmaması, hemen her parçanın alımını önce onaya sunması (Çok düşük fiyatlı ve önemsiz parçaları bile)

   *Üst yönetimden onayların gecikmesi

-Giriş kalite fonksiyonunun yetersiz olması

-Üretime acil ve eksik-hatalı resim verilmesi nedeniyle oluşan hatalar

-Bölümler arası iletişim sorunları, İletişimi artırmak ve hızlandırmak için teknolojiden yararlanmak çok önemlidir. Bunun için birçok hazır paket program da vardır.

Yalın ürün geliştirme yolunda atılacak en önemli adımlardan birisi de “STANDARTLAŞTIRMA” yolunda ilerlemektir. Dışardan bakıldığında “tasarım” işi standarda gelmez, yetenek işidir, yaratıcılık, hayal gücü gerektirir, kişiden kişiye çok değişkenlik gösterir denebilir. Bu gibi sebeplerle tasarımcılar kendi süreçlerinde pek standartlaştırma yapılmasını istemezler veya yapılamayacağını düşünürler. Hatta işverenler de standartlaştırmayı nasıl gerçekleştireceğini bilemediğinden onlar da işin ucunu bırakır.

Halbuki Ürün Geliştirme bölümü içindeki değişkenliği azaltmak, proje planlarını daha doğru yapabilmek, 8 israfı minimize edebilmek için standartlaştırmalar yapılması şarttır.  Standartlaştırma içerikleri 3 ana başlık altında toplanabilir:

Ürün tasarımlarının standartlaştırılması: Ürün ailelerinde ortak mimarinin kullanılması, mümkün olduğu kadar ortak parçaların kullanılması, tasarımın hem üretim hem de servis açısından kolaylıklar sağlayacak şekilde yapılması işletmenin bütün bölümlerine büyük kolaylıklar sağlar.

Tasarım sürecinin standartlaştırılması: Farklı tecrübelerde birçok tasarımcının bulunduğu bölümlerde yazılı bir tasarım süreci yoksa herkes kendine göre bir süreç izleyebilir. Çoğu zaman üst yönetim satışın da baskısıyla tasarım sürecindeki bazı zaman alan adımların atlanmasında baskı bile kurabilir. Bu nedenle yeterince prototip yapılmadan, test yapılmadan, saha testi yapılmadan müşteriye ürün sunulabilmektedir. Böyle emin olmadan müşteriye giden ürünlerde kalite problemlerinin yaşanabildiği çok bilinen bir durumdur. Sahada problem yaşamamak için tasarım süreci yazılı olarak standartlaştırılmalı ve herkesin de buna uyması sağlanmalıdır.

Mühendislik becerilerinin standartlaştırılması: İlk iki maddede yapılması gereken standartlaştırma faaliyetlerinin amacına ulaşması için yani gerçekten uygulanabilmesi için çalışanların mühendislik yetkinliklerinin hem yeterli hem de birbirine yakın olması gereklidir. Bunu sağlamak için de önce yetkinlik matrisi yapılmalı, tüm çalışanlar için gelişim alanları planlanmalıdır. Özellikle tecrübeli tasarımcıların yenileri eğitmesi için mutlaka eğitim zamanları ayrılmalıdır.  İlave olarak, kullanılan tasarım programlarının en iyi şekilde eğitimi verilmelidir. Ancak eğitim yeterli değildir. Asıl olan uygulamada standartlaştırmadır. Örneğin aynı eğitimi almış, aynı zamanda işe başlamış, aynı tecrübeye sahip 2 tasarımcıdan birisi aynı parçanın iki boyutlu resmini 3 dakikada çizerken diğeri 7 dakikada çiziyor olabilir. Tasarım sürecindeki pek çok faaliyetin çalışanlar arasında yakın sürelerde yapılması için ölçümler ve uygulamalar yapılmasında yarar vardır.

Progim Yalın Dönüşüm ve Yazılım

Genel Müdür 

Engin Eroğlu