Yönetim Verimliliği

Ofis Bölümlerinde Yalın Uygulamalar (Yönetim Verimliliği)

Girişte, başlıkta bahsi geçen “ofis bölümleri”nden kastımı netleştireyim:

Çeşitli ürünleri üretip satan şirketlerin mali işler, bilgi işlem, satın alma, lojistik (iç ve dış), planlama, kalite, satış ve pazarlama, ArGe ve ÜrGe bölümleri ve hizmet, perakendecilik, lojistik, bilgi teknolojileri sektörlerinde yer alan şirketlerin yine benzer bölümleri.

James Womack ve Dan Jones’ın Toyota Tarzından esinlenerek yazdıkları Dünyayı Değiştiren Makina, Yalın Düşünce, Yalın Çözümler kitaplarının ardından, bu kitaplarda önerilen bakış açısı ve uygulamaların, başlangıçta, uzunca bir süre, üretimde test edildiğini, devreye alındığını ve katkısı görüldükçe pek çok sektörde yine üretim alanlarında yayıldığını biliyoruz.

Bu sebeple Yalın Düşünce felsefesi ve uygulamaları “Yalın Üretim” adıyla zihinlere işlendi, “yalın” ve “üretim” kelimeleri adeta özdeşleşti, “yalın uygulamalar”, üretime ait bir araç olarak algılandı ve etiketlendi.

Başlangıçta üretime odaklanılması doğaldı çünkü şirketlerinin ürün geliştirme aşamasından sonraki operasyonel maliyetlerinin büyük kısmı genellikle üretimde oluşuyor. Dolayısıyla rekabetçi olabilmek için bu maliyeti düşürebilmek her zaman önemli oldu. Üretime odaklanılmasının ardında yatan diğer sebepler arasında üretimdeki işlerin ofis işlerine kıyasla göz önünde ve izlenebilir olması, üretim hatlarında ölçme ve veri toplamanın daha kolay olması, söylenebilir. Ofis tarafında iyileştirmeler daha zorlayıcıdır.

Burada şu kritik noktayı dile getirmeli ve önümüze koyup düşünmeliyiz: O zamandan beri, üretimdeki uygulamalarda sıklıkla duyduğumuz ve karşılaştığımız üzere, maalesef, “insan odağı, insana saygı” temel prensibi unutuldu, metotlar adeta kupkuru bir “maliyet düşürme aracı” olarak algılandı. Oysa “insanı unutan” zihniyet, Yalın Düşünce’nin özüne aykırı!

Bu kapsama giren iyileştirme çalışmalarının başına “Yalın” sıfatı eklemek ne kadar doğru oluyor, sizin takdirinize bırakayım; bana sorarsanız, bunlar yalnızca “maliyet düşürme projeleri” olarak adlandırılabilir.

Gelelim makalemizin konusuna…

Bana kalırsa, başından itibaren, şirketlerde ve kurumlarda, Yalın Uygulamalar, ofis tarafında da (üretim dışı bölümlerde) devreye alınmalı ve üretim alanındaki çalışmalara paralel olarak başlamalıydı.

Bu hipotezimin sebeplerinden biri, ofis alanlarında en az üretimde olduğu kadar işi görünür hale getirmeye, verimliliği artırmaya, ölçmeye ihtiyaç olmasıdır. Ancak bu alanda uygulamalarda başarılı olmak üretime göre daha zordur (bunun da çeşitli sebepleri var, bir sonraki makalede bu konuyu ele alacağım).

Diğer sebep ise, üretimin performansı “satın alma, lojistik (iç ve dış), planlama, kalite, satış ve pazarlama, ArGe ve ÜrGe, (hatta mali işler ve bilgi işlem)” bölümlerinin desteğiyle doğrudan ilgilidir…

Her ne kadar “siparişi üretim yetiştiriyor” denilmekteyse de, malumunuz, aslında bu iş, bölümler arası bir çalışma gerektirir; siparişten teslimata süreci hemen her bölümü içine alır.

Bölümler arası çalışma demek, “bölümler arası yönetim” demek; bu da şirketlerin en çok zorlandığı ve maalesef enerji kaybettiği (“düşman kardeşler” etkisi) kritik bir başlık olarak karşımıza çıkıyor. Şirketlerde üretim alanındaki çalışmalarla ofis taraflarındaki iyileştirmeleri birbiriyle irtibatlı ve  koordinasyon içinde yürüttüğümüzde, elde edilen iyileştirmelerin, iş sonuçları üzerinde sinerjik bir etki yarattığını görüyoruz.

Dolayısıyla, hipotez artık teoriye döndü, diyebilirim! Tabi, zor bir yolculuk…

Peki, kısaca, ofis taraflarında “neyi, nasıl” iyileştiriyoruz?

İlk işimiz yalın düşüncenin temelini doğru şekilde atmak (zihniyet, kültür, liderlik) ve bunu şirketin tüm hiyerarşik kademelerinde (icra/yönetim kurulu dahil) yerleştirmeye çalışmak oluyor.

Bununla eş zamanlı olarak, bilimsel metotları bilimsel bakış açısıyla şirket içinde, “ne, neden ve nasıl” farkındalığıyla yaymak gerekiyor.

Ve bir kısmını üretimdeki iyileştirme çalışmalarından bildiğiniz metotları, ofis tarafında uygulayarak sonuç almaya başlıyoruz. Nelerdi bunlar?

Değer Akışı Haritalama ve Problemleri Bulmak, Problem Çözmek (Kaizen, PUKÖ Çevrimi), Sabah Toplantıları, Panolar, Standart İş, Yerinde Kalite, Hat Dengeleme ve Akış Sağlamak, Tertip – Düzen - Temizlik, Stratejik Yayılımdan (Hoshin) Gelen Göstergeler (KPI), Lider Gelişimi, İSG, …

Ofis bölümlerinin her birinin bünyesinde ve aynı zamanda tüm bölümler arasında, hiyerarşik kademelerin her seviyesini kapsayacak şekilde sistem ve süreçleri iyileştirerek, çalışanları geliştirerek ilerlediğinizde, şirket, orta vadede rekabetçiliğini (kâr, kârlılık, müşteri tatmini, nakit akışı, …) artırarak başarılı iş sonuçlarıyla yoluna devam ediyor.

Ayrıca, Yalın Düşünce uygulamalarını son dönemde, üretim dışındaki iş kollarında (hizmet, perakendecilik, lojistik, bilgi teknolojileri) talep eden ve birlikte çalıştığımız şirketler aldıkları sonuçlardan memnun.

Son Söz:

Üretim bölümleri, uzun dönemden beri kendilerini geliştiriyorlar. Maliyetleri düşürerek, hataları azaltarak, gecikmeleri önleyerek, makinaları daha etkin kullanarak, işlerini verimli hale getirerek  kapasiteyi açığa çıkarmakta başarılı oluyorlar.

Artık sıra ofis tarafında ve hizmet, perakendecilik, lojistik, bilgi teknolojileri gibi sektörlerde…