Yönetim Verimliliği

Ofis İşlerinde Akışı Sağlamak, Verimliliği Artırmak (Yönetim Verimliliği)

Ofis işlerinden kastımız şirketlerin mali işler, bilgi işlem, satın alma, lojistik (iç ve dış), planlama, kalite, satış ve pazarlama, ArGe ve ÜrGe gibi bölümleri ve hizmet, perakendecilik, lojistik, bilgi teknolojileri sektörlerinde yer alan şirketlerin yine benzer bölümlerinde yapılan işler.

Ofiste çalışanların yaptığı işle ilişkisi…

Ofis bölümlerinde çalışanlara işler verip zamanında ve hatasız bitirmesini istiyor, işler tamamlanana kadar çalışanı yaptığı işle başbaşa bırakıyor ve sonuca bakıyoruz.

Çalışanlara, “neden hata yaptığını, neyi düzelttiğini, neden geciktiğini, neyi beklediğini, neden bir yerlere gidip gelmek zorunda kaldığını, neden bir şeyleri dijital ya da fiziki ortamda stokladığını, neden mükemmelleştirmeye çalıştığını, neden erken bitirdiğini ve neden yaptığı işlerdeki problemleri göremediğini, neden iyileştirmek için öneride bulunmadığını” sormuyoruz…

“Bizi sonuç ilgilendirir gerisi değil!” diye düşünenlerden iseniz aşağıda yazanlar ilginizi çekmeyebilir…

Çalışanlar işlerini tamamlayabilmek için çeşitli bilgileri toplar (bu, bazen çok zahmetli ve can sıkıcı olabiliyor), bunları belli platformlara girer ve adım adım “tablo, metin, rapor, çizim, grafik, görsel, sunum” haline getirir; burada, süreç odaklı bakış açısı kıymetlidir.  

Bu sırada, “eksik, hata ve kusur” sebebiyle geri dönüşler, beklemeler, gecikmeler ve zaman kayıpları olur. İşini tamamlamak için sürekli bu tür problemlerle uğraşan çalışanın motivasyonu düşer; işini iyileştirmek için fikir üretmesini beklemek zaten hayal olur (şayet böyle bir beklentiniz varsa!).

Malum, ofis işlerinde süreç adımları arasında malzeme yerine bilgi akar, işler çalışanla bilgisayar ekranı arasında hallolduğu için bilgiyi izlemek ve ölçmek zordur.

Şirketlerde ofis bölümlerinde karşılaştığımız durum genellikle şöyle oluyor: işi yapanların sahip olması gereken bilgi ve beceri seviyesi, işin boyutu ve zorluğu, işlerin geliş sıklığı, işlerin ne sürede ve sıklıkta yapılacağı, işi yaparken ihtiyaç olan verinin tedarikçileri (iç ya da dış) ve çıktının müşterileri (iç ya da dış) genellikle tanımlı değil, nasıl yapıldığı ise kişilere kalmış…

İlgili çalışanlara ya da ilk amirlerine bunları sorduğumuzda, (kişi, bilimsel metoda hakim değilse), “yıllardır bu işleri yaptıklarını, zaten işle ilgili sürekli bir şeylerin değiştiğini (dönemsel öncelikler, çalışan ayrılması, kural ve düzenlemeler, tedarikçi ya da müşteri değişikliği, SLA, …) ancak gecikme ya da hata olursa hızla müdahale ettiklerini, her şeyin tolerans limitleri içinde ve endişelenecek bir şey olmadığını, işleri zamanında ve eksiksiz teslim ettiklerini, aslında ‘diğer bölümlerin kendilerine çeki düzen vermesi gerektiğini’ ” söylüyorlar (genellikle).

Doğrudur, işler zamanında ve hatasız teslim ediliyor olabilir (tebrik ederiz) ancak gözden kaçırdıkları şey: düşük verimlilik (kişi sayısı, fazla mesai, bilgisayar sayısı, alan ve ofis tefrişi ihtiyacı, …), çalışanların yaşadığı gerginlik ve stres (motivasyon), işten ayrılma oranları, …

Üst yönetim (sürekli iyileştirme bakış açısıyla) tam da bu noktada devreye girip net tutum takınıp beklentisini açıkça ortaya koymaz ve takipçi olmazsa, orada bir iyileştirme çalışması yapmak mümkün olmuyor…

Ofis işinin yönetimi…

O halde her yerde olduğu gibi ofis işlerinde de problemler vardır ve süreç başarı göstergeleri (nam-ı diğer KPI) olarak “kalite, maliyet, süre ve motivasyon (Q, C, D, M)” hatta “iş güvenliği” yine geçerlidir.

Bu göstergelerin işlere özel kırılarak trendinin izlenmesi çok faydalı olacaktır.

Peki ofiste işi yapanlar;

-Hedeflerini (beklenen çıktılarla ilgili standartlar, süre, maliyet) biliyorlar mı?

-Hedefe ulaşmak için gerekli bilgi ve beceriye sahipler mi?

-Hedefi yakaladıklarını fark edebiliyorlar mı?

-Yeterli kaynakları ve belirgin öncelikleri var mı?

-Problemle karşılaştıklarında sebeplerini ortaya çıkarabiliyorlar mı?

İşi görünür kılmak…

İşi görünür hale getirirseniz, problemleri de görünür kılarsınız.

İşi görünür hale getirmek için (tabi, veriye dayalı olarak) büyük boyutlu işleri daha küçük parçalara kırmak gerekir.

Çalıştığımız bir şirketin ofis bölümlerinden birinde “kaç farklı iş yapıyorsunuz?” dediğimizde, bir düşünme ve sayma payının ardından, “12 tane işimiz var” dediler; bunlar büyük ve ana işleriydi.

Yeterli seviyeye kadar kırdıklarında 12 ana işin 167 alt işe kırılabildiğini farkettiler. Böylece küçük boyutlu işler ilk kez listelenmiş oldu.

İşi kırmakla elde edeceğiniz fayda, metodu bilirseniz, “tetris oyununda yukarıdan gelen parça küçük boyutlu olduğunda sizi nasıl sevindiriyorsa”, buna benzerdir.

İşte o şirkette, bu aşamadan sonra ofis işlerinde akışı sağlamak, verimliliği artırmak ve çalışanın işini kolaylaştırmak imkanı oldu.

İşleri kırdığınızda şunların önünü açarsınız:

-sabah toplantılarında, panolarda problemleri daha net ortaya koyabilir

-değer akışlarını kolayca haritalayıp problemleri görebilir

-akışları (ya da tıkanıklıkları) görebilir

-kişiler üzerindeki aşırı yüklemeyi (muri) önleyebilir (yardımlaşmayı sağlama imkanı doğar)

-hataların sebeplerini daha net anlayıp “yerinde kalite” ve ilk seferde doğru” sağlayabilirsiniz

-kişilerin doluluğunu dengeleyip işleri hızlandırabilir (hattı dengelemek)

-gerçek kapasiteyi farkedebilir

-standart işleri netleştirebilir

-görev tanımlarını muğlak ve yuvarlak ifadelerden çıkarıp gerçek hayatla uyumunu sağlayabilir

-kişiler arasında kalan işler için net sorumluluk tayin edebilir

-çoklu beceri matrisinde kişilerin gelişim fırsatlarını netleştirebilir

-başarı göstergelerini (KPI) anlamlı ve detay kırılımlara indirgeyebilir

-bilimsel ve herkes için adil, şeffaf iyileştirmeler yapabilir

-gerektiğinde bölümler arası iş kaydırmalarını bilimsel ve veriye dayalı olarak yapılabilirsiniz

-…

İşleri kırarak, benzetme yapmak gerekirse, “öğütücüye parçalayabileceğinden, ağzımıza yiyebileceğimizden fazlasını” atmıyoruz, hem problemleri görüp çözüyoruz (hata, eksik, kusur, gecikmeler azalıyor) hem de böylece küçük parçaları daha kolay yönetip akışı sağlıyor, doğal olarak hızı artırıyoruz.

Herhangi bir yanlış anlama olmasın! Burada anlatılanlar, çalışanlara acele ettirmek, onları sıkıştırmak, onların gıyabında bir şeyler yapmak değil…

Tam tersine, tüm bu iyileştirme çalışmalarını, işleri bizzat yapanlarla beraber hayata geçirmek, verimliliği ve motivasyonu artırmak, herkesi anlamlı iş yapar hale getirmekle ilgilidir…

Bu arada, sabah toplantıları ve panoların önemini bir kez daha vurgulayalım! Bunların amacı, “denetim ve sorgulamak” değil, asıl, “motivasyon, işi iyileştirme ve çalışanları geliştirmektir”. Bunları yaptığınızda performans zaten artacaktır.

Ofis işlerini görünür hale getirmek kolay olmayabilir ancak metot varsa kolaylaşır; getirisi ve iş sonuçlarına katkısı pek çoktur.

Son Söz: Aynı şeyleri yaparak farklı sonuç elde edemezsiniz!